FUNGSI

• Menguruskan bayaran gaji dan elaun bulanan kepada staf Tetap, Pelawat, LPU, Kontrak, Kehormat, Sambilan dan tuntutan Skim Budi Bakti

• Menguruskan potongan gaji, menyediakan laporan mengenai potongan gaji untuk dihantar kepada pihak-pihak berkenaan dan menguruskan surat-menyurat berkaitan dengan urusan gaji dan potongan

• Menguruskan pembayaran tuntutan Elaun Lebih Masa (ELM) kepada staf

• Menyediakan Penyata Gaji bulanan kepada staf

• Menyediakan Penyata Saraan Tahunan dan Borang EC untuk tujuan cukai pendapatan

• Menguruskan pembayaran elaun staf UUM yang melanjutkan pelajaran di dalam dan di luar negara

• Menguruskan pembayaran Award Gantian Cuti Rehat (AGCR) kepada staf yang bersara

• Menguruskan pembayaran AGCR 90 Hari kepada staf yang masih dalam tempoh servis 

OBJEKTIF KUALITI

• Gaji dan elaun bulanan dibayar mengikut tarikh yang ditetapkan oleh Pekeliling Bendahari

• Data dan laporan potongan gaji dihantar kepada agensi berkaitan dalam tempoh dua puluh satu (21) hari selepas tarikh pembayaran gaji 

• Tuntutan Elaun Lebih Masa yang diterima sebelum 10hb diproses bersama gaji bulan semasa

• Slip Gaji dipaparkan melalui portal staf sehari sebelum tarikh gaji 

• Penyata Saraan Tahunan dan Borang EC dipaparkan melalui portal staf selewat-lewatnya pada 28hb Februari tahun berikutnya

• Elaun kepada staf yang melanjutkan pelajaran di dalam dan di luar negara diproses di dalam gaji bulan semasa selepas arahan pendaftar diterima

• Penyata Perbelanjaan Staf Pecah Kontrak disedia dalam tempoh satu (1) bulan selepas permohonan diterima daripada Unit Undang-Undang

• AGCR kepada staf bersara dibayar dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja setelah arahan daripada Pendaftar dan Surat Penyelesaian Cukai diterima

• AGCR 90 hari kepada staf yang masih dalam perkhidmatan diproses selepas menerima arahan daripada Pendaftar dan dibayar bersama gaji seterusnya

FUNGSI

• Menerima Daftar Bil dan dokumen sokongan yang telah disahkan dari Pusat Tanggungjawab
• Mengurus dan memproses semua jenis pembayaran kepada pelanggan mengikut tatacara kewangan Universiti
• Menyedia dan mengemukakan Laporan Mingguan, Bulanan dan tahunan untuk Mesyuarat Jawatan kuasa Tetap Kewangan (JKTK), Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA), Lembaga Pengarah Universiti (LPU) dan Kementerian

OBJEKTIF KUALITI

• Memastikan semua jenis pembayaran dibayar dengan segera tidak lewat dari 14 hari dari tarikh bil diterima dengan lengkap dan sempurna

FUNGSI

• Mengurus semua perolehan Universiti mengikut Pekeliling Perbendaraan dan Peraturan Kewangan Universiti

• Mewujud daftar maklumat pembekal

• Mengurus surat perjanjian dan kontrak yang melibatkan pembayaran

• Membekal laporan/maklumat untuk edaran dan rujukan semua Pusat Tanggungjawab

• Menjadi Urusetia Pembukaan Sebutharga/Tender

• Mengiklan senarai Sebutharga/Tender terkini dalam website Jabatan Bendahari

OBJEKTIF KUALITI

• Menyelesaikan pendaftaran syarikat dalam tempoh tiga (3) hari bekerja setelah dokumen lengkap diterima daripada pembekal 

• Memproses Permintaan Pesanan/Perkhidmatan (PO) dalam tempoh lima (5) hari bekerja selepas dokumen lengkap diterima daripada Pusat Tanggungjawab

• Memaklum kepada PTJ untuk membuka peti Sebutharga/Tender dalam tempoh satu (1) hari bekerja selepas tarikh tutup

• Menyediakan Laporan Penilaian Kewangan Sebutharga/Tender dalam tempoh 14 hari daripada tarikh pembukaan

• Menfailkan PO, perjanjian dan borang Sebutharga/Tender dalam tempoh satu (1) hari selepas selesai diproses

FUNGSI

• Mengurus surat masuk dan surat keluar jabatan
• Mengurus fail dan rekod fail jabatan
• Mengurus hal ehwal cuti dan memantau kehadiran kakitangan jabatan
• Mengurus tugas rasmi dan tuntutan perjalanan kakitangan jabatan
• Mengurus mesyuarat pengurusan jabatan dan lain-lain mesyuarat melibatkan jabatan
• Mengurus perolehan/pembelian/pembayaran untuk jabatan
• Mengurus aset dan stor jabatan
• Mengurus Panjar Wang Runcit Jabatan
• Mengurus rekod cek diterima oleh Jabatan
• Merancang dan menghebah aktiviti jabatan 
• Memantau kursus dan mata PBU kakitangan jabatan
• Memantau prestasi kakitangan jabatan
• Memantau pengurusan kualiti jabatan termasuk 5S dan OSH

OBJEKTIF KUALITI

• Surat masuk diedarkan kepada pegawai bertanggungjawab dalam tempoh satu (1) hari selepas diterima
• Surat keluar didaftarkan serta-merta apabila dipohon
• Surat keluar difailkan dalam tempoh satu (1) hari selepas diposkan.
• Mesyuarat Pengurusan Jabatan diadakan sekurang-kurangnya empat (4) kali setahun
• Mesyuarat Kualiti, 5S dan OSH diadakan mengikut kekerapan yang ditetapkan
• Daftar Bil bagi pembayaran kepada pembekal disedia dalam tempoh 7 hari selepas dokumen lengkap diterima
• Aset baharu dilabel dalam tempoh 7 hari selepas kod pengenalan dijana
• Stok yang diterima, disimpan di dalam stor pada hari yang sama
• Laporan kehadiran kakitangan disemak pada setiap hujung bulan
• Cek yang diterima dari pihak luar direkod dalam tempoh tiga (3) hari selepas diterima
• Rekod Panjar Wang Runcit dikemaskini setiap masa dan tunai Panjar Wang Runcit disimpan ditempat yang selamat pada setiap masa

FUNGSI

• Menyedia Penyata Kewangan Tahunan UUM dan Peringkat Kumpulan

• Mengemaskini Standard Kewangan dan Polisi Kewangan yang perlu diguna pakai sebagai amalan terbaik berdasarkan MASB dan Jabatan Akauntan Negara

• Menyedia Laporan Prestasi Kewangan UUM dan Laporan Penjanaan secara harian, bulanan dan sukuan serta berdasarkan permohonan pihak pemegang taruh

• Membekal data kewangan secara berkala untuk tujuan Pelan Strategik, Audit Kecemerlangan, Audit Penyelidikan, Akreditasi dan lain-lain

• Merekod terimaan secara Elektronik Fund Transfer (EFT)

• Menyedia dan memantau jurnal pelarasan.

• Menyedia Penyata Penyesuaian Bank

• Memantau kedudukan tunai universiti

• Memantau prestasi Akaun Amanah, Akaun Projek dan Akaun Penyelidikan

• Mewujud, mengesah dan mengemaskini kod-kod lejar am dan carta akaun secara manual dan integrasi

OBJEKTIF KUALITI

• Penyata kewangan tahun Universiti dikemukakan kepada Ketua Audit Negara sebelum 30 Jun tahun berikutnya

• Penyata Penyesuaian Bank disediakan setiap bulan dalam tempoh 10 hari selepas berakhir bulan

• Baki Akaun Amanah, Akaun Projek dan Akaun Penyelidikan disemak secara berkala antara laporan dalam Sistem FIMS melalui modul Project Monitoring bagi memastikan baki terkini adalah tepat

• Laporan dan data kewangan disediakan dalam tempoh sepertimana dipohon oleh pemegang taruh

• Penyediaan resit terimaan EFT disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari selepas dokumen sokongan yang lengkap diterima

• Jurnal pelarasan diluluskan dalam tempoh tiga (3) hari selepas tarikh input

• Kod Akaun Lejar Am dan Carta Akaun diwujudkan dalam tempoh tiga (3) hari selepas permohonan diterima

FUNGSI

• Menyediakan anggaran belanjawan mengurus dan pembangunan tahunan untuk kelulusan Agensi Pusat.
• Membuat agihan peruntukan belanja mengurus untuk setiap Pusat Tanggungjawab.
• Mengawal perbelanjaan mengikut peruntukan yang diluluskan dan memastikan segala tanggungan Universiti adalah berpandukan dasar-dasar kewangan Universiti.
• Mengurus pindahan/tambahan peruntukan apabila menerima permohonan dari Pusat Tanggungjawab.
• Menyedia laporan pindahan peruntukan setiap suku tahun untuk kelulusan JKTK.
• Menghantar laporan perbelanjaan mengurus setiap bulan kepada Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) sebelum 10hb.
• Menghantar laporan setiap suku tahun bagi Mesyuarat JPKA di Kementerian.
• Menyedia laporan untuk edaran dan rujukan.

OBJEKTIF KUALITI

• Keseluruhan perbelanjaan Universiti tidak melebihi bajet yang diluluskan iaitu varian tidak lebih dari 2%.
• Anggaran belanjawan operasi hendaklah disediakan enam belas (16) bulan sebelum tahun belanjawan.
• Anggaran belanjawan seterusnya hendaklah dikemukakan kepada JKTK tiga belas (13) bulan sebelum tahun belanjawan.
• JKTK memperakukan belanjawan untuk kelulusan LPU tidak lewat dari sebelas (11) bulan dari tahun belanjawan.
• Mendapat kelulusan LPU dan mengemukakan kepada Kementerian Pengajian Tinggi tidak lewat dari empat (4) bulan sebelum akhir tahun kewangan.
• Waran Peruntukan hendaklah dihantar kepada setiap Pusat Tanggungjawab pada hari pertama kerja tahun belanjawan.

FUNGSI

• Mengurus dan mengemaskini caj dan bayaran ke Sistem akaun Pelajar

• Mengurus pembayaran kepada pelajar (lebihan penyata akaun pelajar)

• Mengurus pembayaran yang melibatkan pelajar (Ejen Pengrekrutan pelajar, yuran komputer dan insuran pelajar tempatan)

• Mengurus dan mengemaskini penyata akaun pelajar yang melibatkan jurnal pelarasan. (terimaan tidak dikenalpasti, pelarasan bayaran yuran melalui perbankan internet, Nota kredit dan pembatalan invois)

• Mengurus dan mengambil tindakan ke atas hutang pelajar

OBJEKTIF KUALITI

• Bayaran dari pelajar dikemaskini ke Sistem Akaun Pelajar dalam tempoh satu (1) hari bekerja.

•  Lebihan bayaran dari penaja dikemaskini ke akaun pelajar dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja

• Aduan dari pelajar/pelanggan diberi maklumbalas/diambil tindakan dalam tempoh 24 jam.

• Pembayaran yang melibatkan pelajar dibuat dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja setelah dokumen lengkap diterima.

• Tindakan susulan akan diambil kepada pelajar yang tidak aktif selepas 30 hari dari tarikh invois.

FUNGSI

• Mengurus dan mengakaunkan semua terimaan secara tunai, cek, kad kredit/debit dan FPX

• Mengurus perkhidmatan kaunter Jabatan Bendahari

• Mengurus perkhidmatan resit offline/preprinted oleh PTJ

• Mengurus pengeluaran Invois, Nota Kredit, Nota Debit dan Nota Diskaun

• Merancang dan menyediakan keperluan tunai semasa Universiti

• Mengurus pelaburan lebihan tunai Universiti

• Mengakaunkan terimaan keuntungan dari pelaburan

OBJEKTIF KUALITI

• Resit dikeluarkan untuk setiap transaksi pada hari yang sama

• Kutipan tunai dan cek di deposit ke akaun BIMB UUM dalam tempoh 24 jam (hari bekerja)

• Invois dikeluarkan dalam masa tiga (3) hari apabila Borang Arahan Pengeluaran Invois yang lengkap diterima

• Rezab tunai disediakan untuk minima satu (1) bulan perbelanjaan dan lebihan wang dilaburkan dalam pelaburan yang diluluskan oleh Universiti

FUNGSI

• Membekal laporan/maklumat aset universiti untuk rujukan semua Pusat Tanggungjawab (PTJ)

• Menyedia platform bagi membantu PTJ di dalam melihat, merujuk, memantau dan lain-lain tindakan yang perlu berkaitan Pengurusan Aset dan Stor di PTJ

• Memberi khidmat nasihat kepada PTJ di dalam menyelesaikan isu-isu berkaitan Pengurusan Aset dan Stor universiti bermula daripada urusan pembelian, pendaftaran, penyimpanan, pemeriksaan sehingga proses pelupusan

• Menjalankan pemeriksaan mengejut ke atas Aset dan Stor PTJ

• Memantau pemeriksaan aset dan stor oleh Pemeriksa di PTJ

• Memantau pelabelan aset di PTJ

• Membekal maklumat harta benda kepada Jabatan Pengurusan Risiko bagi tujuan polisi insurans perlindungan harta benda Universiti

OBJEKTIF KUALITI

• Mengurus pendaftaran aset ke dalam sistem aset sekurang-kurangnya dalam tempoh 21 hari bekerja selepas baucar diproses

• Menjalankan pemeriksaan mengejut ke atas aset dan stor PTJ sekurang-kurangnya sekali dalam setahun

• Memantau pemeriksaan aset oleh Pemeriksa Aset PTJ (sekurang-kurangnya dua kali setahun)

• Memantau pemeriksaan stok oleh Pemverifikasi Stor PTJ (sekurang-kurangnya sekali setahun pada hujung tahun)

• Membekal maklumat aset universiti dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas permohonan diterima daripada Jabatan Pengurusan Risiko 

FUNGSI

• Mengurus pinjaman kenderaan dan komputer kepada kakitangan universiti

• Mengurus pendahuluan diri dan pendahuluan aktiviti kepada kakitangan universiti

• Mengurus dan memantau akaun subsidiari bagi semua jenis penghutang

• Menguatkuasa peraturan kawalan kredit

OBJEKTIF KUALITI

• Permohonan pembiayaan komputer dan kenderaan diproses dan dibayar setelah permohonan diluluskan oleh Jawatankuasa Pinjaman

• Pendahuluan tunai dibawah RM500 diproses pada hari yang sama pada tarikh permohonan lengkap diterima

• Pendahuluan staf diproses dan dihantar ke Unit Bayaran dalam tempoh dua (2) hari bekerja dari tarikh permohonan lengkap diterima.

• Pelarasan pendahuluan staf dibuat dalam tempoh 14 hari dari tarikh penyata di terima

• Tindakan susulan ke atas kutipan hutang Universiti diambil selepas 30 hari dari tarikh invois