FUNCTION

   BUDGET UNIT    BUDGET UNIT

FUNGSI

  • Menyediakan anggaran belanjawan mengurus dan pembangunan tahunan untuk kelulusan Agensi Pusat.
  • Membuat agihan peruntukan belanja mengurus untuk setiap Pusat Tanggungjawab.
  • Mengawal perbelanjaan mengikut peruntukan yang diluluskan dan memastikan segala tanggungan Universiti adalah berpandukan dasar-dasar kewangan Universiti.
  • Mengurus pindahan/tambahan peruntukan apabila menerima permohonan dari Pusat Tanggungjawab.
  • Menyedia laporan pindahan peruntukan setiap suku tahun untuk kelulusan JKTK.
  • Menghantar laporan perbelanjaan mengurus setiap bulan kepada Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) sebelum 5 haribulan.
  • Menghantar laporan setiap suku tahun bagi Mesyuarat JPKA di Kementerian.
  • Menyedia laporan untuk edaran dan rujukan.

OBJEKTIF KUALITI

  • Keseluruhan perbelanjaan Universiti tidak melebihi bajet yang diluluskan iaitu varian tidak lebih dari 2%.
  • Anggaran belanjawan operasi hendaklah disediakan enam belas (16) bulan sebelum tahun belanjawan.
  • Anggaran belanjawan seterusnya hendaklah dikemukakan kepada JKTK tiga belas (13) bulan sebelum tahun belanjawan.
  • JKTK memperakukan belanjawan untuk kelulusan LPU tidak lewat dari sebelas (11) bulan dari tahun belanjawan.
  • Mendapat kelulusan LPU dan mengemukakan kepada Kementerian Pengajian Tinggi tidak lewat dari empat (4) bulan sebelum akhir tahun kewangan.
  • Waran Peruntukan hendaklah dihantar kepada setiap Pusat Tanggungjawab pada hari pertama kerja tahun belanjawan.
   PAYROLL UNIT    PAYROLL UNIT

FUNGSI

  • Menguruskan bayaran gaji dan elaun bulanan kepada staf.
  • Menguruskan potongan gaji dan dan menyediakan laporan mengenai potongan gaji untuk di hantar kepada pihak-pihak berkenaan.
  • Menyediakan Penyata Saraan Tahunan dan Borang EC untuk tujuan cukai pendapatan.
  • Menguruskan surat menyurat berkaitan dengan urusan gaji dan potongan.
  • Menguruskan bayaran yuran pengajian, tiket kapal terbang dan lain-lain elaun berkaitan staf UUM yang melanjutkan pelajaran di dalam dan di luar Negara.

OBJEKTIF KUALITI

  • Membuat pembayaran gaji dan elaun bulanan pada tarikh yang ditetapkan dalam Pekeliling Bendahari.
  • Menguruskan penghantaran potongan gaji dan menyediakan laporan potongan gaji untuk dihantar kepada pihak-pihak berkenaan dalam tempoh dua puluh satu (21) hari selepas gaji dibayar.
  • Menyediakan Penyata Saraan Tahunan dan Borang EC selewat-lewatnya pada 28hb bulan berikutnya.
  • Menguruskan bayaran yuran pengajian, tiket kapal terbang dan lain-lain elaun kepada staf yang melanjutkan pelajaran di dalam dan di luar Negara dalam tempoh tujuh (7) hari selepas arahan diterima daripada Jabatan Pendaftar.
  • Menyediakan Penyata Perbelanjaan Staf Pecah Kontrak dalam tempoh satu (1) bulan selepas permohonan diterima daripada Unit Undang-Undang.
   PAYMENT UNIT    PAYMENT UNIT

FUNGSI

  • Menerima Daftar Bil dan dokumen sokongan yang telah disahkan dari Pusat Tanggungjawab.
  • Mengurus dan memproses semua jenis pembayaran kepada pelanggan mengikut tatacara kewangan Universiti.
  • Menyedia dan mengemukakan Laporan Mingguan, Bulanan dan tahunan untuk Mesyuarat Jawatan kuasa Tetap Kewangan (JKTK), Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA), Lembaga Pengarah Universiti (LPU) dan Kementerian.

OBJEKTIF KUALITI

  • Semua tuntutan perjalanan staf yang telah lengkap akan diurus dan dibayar dalam masa empat (4) hari bekerja dari tarikh diterima oleh Jabatan Bendahari.
  • Semua tuntutan bayaran dari pembekal dibayar dalam masa lima (5) hari bekerja dari tarikh bil diterima oleh Jabatan Bendahari.
  • Tuntutan bayaran Projek Pembangunan dibayar dalam masa dua (2) hari bekerja dari tarikh bil diterima oleh Jabatan Bendahari.
   PROCUREMENT UNIT    PROCUREMENT UNIT

FUNGSI

  • Menguruskan semua perolehan Universiti.
  • Mewujudkan daftar maklumat pembekal dan pekeliling Kontrak Perbendaharaan.
  • Mengendalikan surat perjanjian dan kontrak.
  • Menyedia dan mengeluarkan laporan/maklumat untuk edaran dan rujukan semua Pusat Tanggungjawab.
  • Menguruskan insuran perlindungan harta benda Universiti.
  • Menjadi Urusetia pembukaan Sebutharga
  • Mengiklankan senarai sebutharga/tender terkini dalam website Jabatan Bendahari UUM.

OBJEKTIF KUALITI

  • Mengurus pendaftaran dan surat pendaftaran syarikat dalam tempoh satu (1) hari setelah menerima dokumen yang lengkap.
  • Merekod, mengemaskini dan memproses Permintaan Pesanan dalam tempoh tiga (3) hari jika maklumat lengkap diterima.
  • Urusan pembukaan peti sebutharga dalam tempoh satu (1) hari dari tarikh tutup.
  • Menyediakan laporan sebutharga dan tender dalam tempoh dua (2) minggu daripada pembukaannya.
  • Menfailkan PO, perjanjian dan borang sebutharga dalam tempoh satu (1) hari.
   ADMINISTRATION UNIT    ADMINISTRATION UNIT

FUNGSI

  • Mengurus mengenai surat-menyurat Jabatan Bendahari.
  • Mengurus mengenai hal ehwal kakitangan dan Mesyuarat Jabatan.
  • Mengurus mengenai perolehan, pelupusan harta dan panjar wang runcit Jabatan.

OBJEKTIF KUALITI

  • Surat-menyurat diagihkan kepada setiap unit dalam masa 30 minit.
  • Mesyuarat Jabatan diadakan enam (6) kali setahun.
  • Urusan perolehan, pelupusan harta dan panjar wang runcit disediakan mengikut keperluan atau dalam masa 30 minit.
   ACCOUNT AND MIS UNIT    ACCOUNT AND MIS UNIT

FUNGSI

  • Menyediakan Penyata Kewangan Tahunan.
  • Menyiapkan Laporan Imbangan Duga setiap bulan dan memastikan laporan-laporan tersebut dikemaskini.

OBJEKTIF KUALITI

  • Penyata kewangan tahun Universiti dikemukakan kepada Ketua Audit Negara sebelum 30 April tahun berikutnya.
  • Laporan Imbangan Duga bagi semua kumpulan wang disediakan setiap bulan dalam tempoh satu minggu selepas berakhir bulan.
  • Penyata penyesuaian bank disediakan setiap bulan dalam tempoh satu (1) minggu selepas berakhir bulan.
  • Baki Akaun Amanah disemak antara laporan dalam Sistem IFAS dengan laporan Sistem Lejar Am dan dikemaskini dalam tempoh satu minggu selepas berakhir bulan.
   ASSET AND INVENTORY UNIT    ASSET AND INVENTORY UNIT

FUNGSI

  • Menyedia dan mengeluarkan laporan / maklumat untuk edaran dan rujukan semua Pusat Tanggungjawab.
  • Mengemaskini dan menyimpan daftar aset tetap dan inventori.
  • Menguruskan Insurans perlindungan harta benda Universiti.
  • Menjalankan pemeriksaan mengejut ke atas Pusat Tanggungjawab seperti jadual yang ditetapkan.
  • Mengurus dan membantu Pusat Tanggungjawab dalam proses pelupusan aset Universiti.

OBJEKTIF KUALITI

  • Mendaftar dan mengemaskini aset / inventori dalam sistem IFAS selepas menerima laporan pembelian baru.
  • Menyediakan laporan belian aset / inventori baru setiap awal bulan dihantar kepada Pusat Tanggungjawab.
  • Menjalankan pemeriksaan dan pelabelan aset / inventori mengikut jadual yang ditetapkan.
  • Menyediakan Laporan Akhir Tahun Aset / Inventori untuk semakan dan kelulusan pihak audit.
  • Membantu Pusat Tanggungjawab mengenal pasti rekod pembelian aset / inventori untuk proses pelupusan.
   STUDENT AND SCHOLARSHIP UNIT    STUDENT AND SCHOLARSHIP UNIT

FUNGSI

  • Mengurus tuntutan dan terimaan biasiswa dari penaja.
  • Mengurus dan mengemaskini caj dan bayaran ke Sistem akaun Pelajar
  • Mengurus pembayaran kepada pelajar (tuntutan yuran, lebihan biasiswa, tabung pinjaman, kebajikan dan deposit)
  • Mengurus pembayaran yang melibatkan pelajar (kitaran kampus, yuran komputer dan insuran)

OBJEKTIF KUALITI

  • Bayaran dari pelajar dikemaskini ke Sistem Akaun Pelajar dalam tempoh satu (1) hari bekerja.
  • Lebihan bayaran dari penaja dikemaskini ke akaun pelajar dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja
  • Aduan dari pelajar/pelanggan diberi maklumbalas/diambil tindakan dalam tempoh 24 jam.
  • Pembayaran yang melibatkan pelajar dibuat dalam tempoh empat (4) hari bekerja setelah dokumen lengkap diterima.
   RECEIVABLE AND INVESTMENT UNIT    RECEIVABLE AND INVESTMENT UNIT

FUNGSI

  • Mengurus dan mengakaunkan semua hasil terimaan.
  • Mengurus perkhidmatan kaunter Jabatan Bendahari.
  • Merancang dan menyediakan keperluan tunai semasa Universiti.
  • Membuat cadangan pelaburan lebihan tunai Universiti.

OBJEKTIF KUALITI

  • Resit dikeluarkan untuk setiap transaksi dan pada hari yang sama.
  • Kutipan tunai dan cek di deposit ke akaun BIMB UUM dalam masa 24 jam (hari bekerja).
  • Invois dikeluarkan dalam masa 24 jam apabila Borang Arahan Pengeluaran Invois yang lengkap diterima.
  • Rezab tunai disediakan untuk minima SATU (1) bulan perbelanjaan dan lebihan wang dilaburkan dalam pelaburan yang diluluskan oleh LPU.
   LOAN AND SUBSIDIARIES UNIT    LOAN AND SUBSIDIARIES UNIT

FUNGSI

  • Memproses permohonan, mendapatkan kelulusan serta membuat pembayaran bagi kenderaan dan komputer.
  • Membuat pembayaran pendahuluan kepada kakitangan.
  • Mengendalikan akaun-akaun subsidiari semua jenis penghutang.
  • Menguatkuasakan kawalan kredit.

OBJEKTIF KUALITI

  • Permohonan pembiayaan kompter dan kenderaan akan di proses dan di bayar dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh permohonan lengkap diterima.
  • Pendahuluan tunai dibawah RM500 akan dibayar dalam tempoh satu (1) jam dari tarikh permohonan lengkap diterima.
  • Pendahuluan staf akan diproses dan dihantar kepada Unit Bayaran dalam tempoh (2) hari bekerja dari tarikh permohonan lengkap diterima.
  • Pelarasan pendahuluan staf akan dibuat dalam tempoh 14 hari dari tarikh penyata di terima.
  • Tindakan susulan ke atas hutang Universiti akan diambil selepas 30 hari dari tarikh invois.